Les entreprises doivent procéder à une transformation digitale de leur activité pour rester dans la course. Les modèles de fonctionnement ont changé, le numérique et le digital ayant pris une place considérable dans nos sociétés. Au centre de ce phénomène de transformation digitale se trouvent deux notions fondamentales, complémentaires et qui vont même de pair : la digitalisation et la dématérialisation.
La digitalisation vise l’exploitation de la data de l’entreprise
Au-delà des outils visibles de la digitalisation (sites internet, extranet, réseaux sociaux, logiciel en SaaS….), les données ou data est l’essence même de la digitalisation. Les entreprises doivent être en capacité de collecter et d’exploiter au maximum les données. La data doit être valorisée, que cela soit en relation avec la clientèle, les prospects, les fournisseurs ou encore les partenaires de l’entreprise. Il s’agit même d’un impératif économique, commercial et financier.
Dans un processus de digitalisation, les données clients et prospects représentent la data la plus stratégique. Tous les entrepreneurs ayant une activité online le savent bien : le Big Data est au cœur de leur démarche digitale. Les données brutes doivent être raffinées afin de pouvoir être capitalisées. C’est bien là l’enjeu principal. Mais pas le seul. Car en digitalisant leur activité, les entreprises en retirent des avantages de taille :
- une meilleure performance économique et commerciale : la base de prospect est élargie, la conversion lead to client est accélérée, la fidélisation augmente, la notoriété et la visibilité de l’entreprise est améliorée,
- une plus grande agilité : les outils du digital offrent plus de rapidité et de simplicité dans le lancement d’une nouvelle offre, permettent un retour marché quasi immédiat,
- une meilleure performance financière : les coûts sont réduits grâce à l’utilisation d’outils bien moins coûteux,
- une plus forte image de marque : l’entreprise bénéficie d’une image de modernité.
La dématérialisation, l’entreprise zéro papier
La dématérialisation fait partie intégrante de la transformation digitale de l’entreprise, au même titre que la digitalisation. La dématérialisation vise une entreprise zéro papier. Les factures sont électroniques, les fiches de paie également, les contrats, les notes de frais, les relevés de compte, la liasse fiscale est, elle aussi, dématérialisée. Tout ce qui était couché sur papier peut désormais être dématérialisé.
La dématérialisation revient donc pour une entreprise à mettre en place une gestion électronique de l’ensemble des documents qu’elle utilise. Et ce à 360° : clients, fournisseurs, partenaires…
Quels sont les bénéfices de la dématérialisation pour l’entreprise ?
- une réduction globale des coûts : le traitement et le stockage des documents en version papier est plus cher pour l’entreprise que leur version dématérialisée,
- une meilleure traçabilité : les copies sont fiables et peuvent être conservées de façon pérenne,
- une sécurité plus élevée : les outils actuels de dématérialisation permettent d’assurer une plus grande confidentialité des documents tout en assurant également une meilleure protection. Le risque de perte de données, d’informations sensibles est réduit à son minimum voire à néant,
- une plus grande productivité : les collaborateurs de l’entreprise gagnent un temps considérable grâce à la dématérialisation. De la recherche d’informations jusqu’au classement des documents, la dématérialisation accélère tout le processus.
Dématérialisation et digitalisation sont ainsi les deux faces d’une même médaille : celle de la transformation numérique d’une entreprise. Être capable de tendre vers ce double objectif s’impose désormais comme un impératif stratégique pour les entrepreneurs. Et ce, quels que soient leur secteur d’activité, leur cœur de métier et leurs tailles.