L’appel d’offres est une procédure par laquelle une collectivité publique ou une entreprise privée, va faire appel à une autre entreprise pour répondre à un besoin particulier. Pour les entreprises en compétition, c’est une belle opportunité pour remporter un nouveau contrat et développer leur activité. Mais pour mettre toutes les chances de son côté, il est indispensable de savoir comment répondre à un appel d’offres. Dans cet article, nous allons vous donner les grandes étapes à respecter et les bonnes pratiques à appliquer.
Quels sont les différents types d’appel d’offres ?
Pour rappel, un appel d’offres consiste, pour un commanditaire public ou privé, à mettre plusieurs entreprises en concurrence pour choisir celle qui fournira la prestation ou le service recherché. On distingue 2 grandes familles d’appel d’offres : les appels d’offres publics et les appels d’offres privés.
Les appels d’offres publics
Ils concernent toutes les structures dites publiques, soumises au code des marchés publics. 3 types de procédures existent, en fonction du montant estimé par le donneur d’ordre :
- La procédure négociée sans publicité ni mise en concurrence : elle est réservée aux marchés de « faible montant », dans des domaines spécifiques ou en cas de situation urgente. Ces appels d’offres peuvent donner lieu à une négociation.
- La procédure adaptée (MAPA) : elle permet à l’acheteur public de définir ses propres règles, en respectant les principes généraux de la commande publique.
- La procédure formalisée : elle est utilisée automatiquement lorsque le montant de l’appel d’offres dépasse les seuils financiers établis par la Commission Européenne. Dans ce cas, l’appel d’offres doit obligatoirement être publié au BOAMP.
Les appels d’offres privés
Ils sont émis par des structures privées et ne sont donc pas assujettis à un cadre légal comme les appels d’offres publics. Le commanditaire est libre de fixer ses propres règles. Ces appels d’offres sont généralement plus simples à préparer car les procédures sont plus souples. Il convient de se renseigner directement auprès du commanditaire pour connaître les attentes.
Où trouver des appels d’offres ?
Avant de voir comment répondre à un appel d’offres, il est important de savoir où les trouver. La plupart des marchés publics se trouvent sur les sites officiels tels que :
- Le BOAMP : le bulletin officiel des marchés publics ;
- Le JOUE : le journal officiel de l’Union Européenne ;
- La PLACE : la plateforme des achats.
Ou encore dans des journaux spécialisés comme les JAL (journaux d’annonces légales), des sites spécialisés proposés par des sociétés privées qui regroupent les annonces venant de différentes sources et parfois même sur des panneaux par affichage pour les marchés de faible montant.
Pour les appels d’offres privés, il existe également des plateformes en ligne qui recensent les annonces. Mais il est surtout vivement conseillé d’avoir un solide réseau professionnel pour se faire connaître. Cela fonctionne également pour des marchés publics inférieurs à 25 000 euros, car vous ne trouverez pas d’appels d’offres à la concurrence avec ce tarif. Le relationnel joue donc un rôle primordial pour optimiser les chances et obtenir des marchés.
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Quelles sont les étapes pour répondre à un appel d’offres ?
La procédure étant généralement moins cadrée et plus simple pour les marchés privés, nous allons nous concentrer sur les marchés publics. Vous avez repéré une annonce et vous voulez savoir comment répondre à un appel d’offres ? Retrouver les différentes étapes à suivre pour mettre toutes les chances de votre côté.
Étape 1 : analyser les appels d’offres
Avant toute chose, il convient d’analyser les différents appels d’offres afin de sélectionner et de se concentrer sur ceux qui peuvent répondre aux besoins de votre entreprise. Il est en effet dommage de dépenser de l’énergie dans une opération qui ne sera pas rentable et bénéfique. Par exemple, si le lieu où se déroule la prestation est trop éloigné ou si la date limite de dépôt du dossier est très courte, il ne semble pas pertinent de répondre à l’appel d’offres.
Étape 2 : étudier le Dossier de Consultation des Entreprises
Ce dossier est transmis à chaque candidat et contient tous les éléments nécessaires pour bien comprendre l’attendu d’un point de vue technique et administratif. On retrouve généralement dedans :
- Le règlement de consultation ;
- L’acte d’engagement ;
- Le cahier des clauses administratives particulières ;
- Le cahier des clauses techniques particulières.
L’analyse de ce document va vous permettre de savoir s’il est pertinent ou non de répondre à l’appel d’offres. Et il sert aussi à connaître le cahier des charges et tous les éléments à fournir, si vous souhaitez déposer votre candidature.
Étape 3 : rédiger la réponse à l’appel d’offres
Si vous avez décidé de postuler, il faut maintenant rédiger une réponse à l’appel d’offres. Elle doit comprendre un dossier de candidature et un dossier d’offre.
Le dossier de candidature doit montrer à l’acheteur que vous avez les compétences nécessaires, ainsi que les critères attendus au niveau financier. Il contient notamment :
- Une déclaration sur l’honneur que le candidat n’a pas d’interdiction de soumissionner à un marché public ;
- Des pièces administratives : extrait Kbis, attestation fiscale… ;
- Les bilans des 3 dernières années ;
- Les références et les qualifications…
Le dossier d’offre est le document phare pour le commanditaire et pour le candidat, qui doit « se vendre». Il est donc essentiel de le rédiger avec soin et de le personnaliser en prenant en compte les informations présentes dans le cahier des clauses techniques particulières. Ce dossier comprend 2 choses :
- Une offre financière : elle détaille les coûts associés à la réalisation de la prestation ;
- Une offre technique : elle permet à l’acheteur de savoir les moyens et les techniques utilisés pour répondre à la demande. Elle comprend un mémoire technique, qui est l’une des pièces les plus importantes du dossier, dans lequel le candidat explique en détail tout son savoir-faire, sa méthodologie, ses compétences et comment il est en capacité de répondre au besoin du marché.
Étape 4 : transmettre la réponse à l’appel d’offres
Lorsque le dossier est complet, il faut le déposer avant la date limite. Pour les offres d’un montant égal ou supérieur à 40 000 euros, cela se fait de façon dématérialisée. Pour le reste, il est possible d’envoyer un courrier recommandé.
Vous savez à présent comment répondre à un appel d’offres. Votre candidature a été refusée ? Le commanditaire doit vous donner les raisons de son refus. Cela vous permettra d’analyser les points bloquants et d’identifier les axes d’améliorations pour les prochaines fois.