La transformation digitale a amené de nombreux changements dans nos sociétés. Dans les entreprises la dématérialisation des documents RH est de plus en plus fréquente. En effet, il est désormais bien plus simple de réaliser certaines démarches administratives, judiciaires ou même fiscales, et ce, sans même à avoir à se déplacer à la poste ou au sein d’une administration. Cette dématérialisation des démarches permet même de signer des documents de manière électronique. Mais alors, comment signer un document avec une signature électronique ? Conseils et explications.
Concrètement, une signature numérique, c’est quoi ?
Introduite depuis le début de la transformation digitale, la signature électronique est, tout simplement et comme son nom l’indique, le pendant électronique d’une signature physique. Ce type de signature possède la même valeur légale et juridique qu’une signature manuscrite. Il est alors tout à fait possible de remplacer n’importe quelle signature par une signature de type électronique.
Le plus souvent, la signature électronique est un symbole ou un ensemble de données électroniques appliquées sur un document officiel en guise de signature. Une signature de ce type est, dans la plupart des cas, une image représentant une signature physique de la personne signataire.
Signer un document avec une signature électronique : mode d’emploi
Avant toute chose, il est indispensable de s’équiper d’un certificat de signature électronique. Il s’agit d’un certificat numérique qui consigne un certain nombre d’informations du titulaire (nom, prénom, etc.). Il est délivré par une autorité de certification.
Une fois cette étape terminée, il faudra se munir d’une solution de signature électronique. La solution la plus courante est de se munir d’ADOBE PDF. Il suffit alors d’ouvrir son document grâce à cette application, puis de cliquer sur la commande « signer numériquement ». Il suffit alors d’y entrer votre certificat numérique, ce qui permettra de signer électroniquement le document que vous avez sous les yeux.
Quels documents puis-je signer électroniquement ?
La signature électronique dispose des mêmes valeurs juridiques et légales qu’une signature manuscrite. Il est alors possible de l’utiliser pour tout type de documents, tels qu’un contrat de location, de vente ou de travail, qu’un devis ou qu’un bon de livraison. Il est donc possible de signer officiellement une facture électronique grâce à ce type de signature.
L’avantage est que l’intégralité du document est signé et que son signataire est clairement identifié au moyen du certificat numérique.
Ainsi, pour signer un document de manière électronique, il faudra impérativement se munir d’une certification numérique ainsi que d’ADOBE PDF. Il suffira alors de cliquer sur le bouton « signer numériquement » de l’application. Ce type de signature permet alors de remplacer la signature manuscrite.