La signature électronique ou numérique s’inscrit dans une volonté de dématérialiser progressivement les démarches administratives. Elle s’emploie dans un contexte professionnel, et tend à se démocratiser dans la vie quotidienne. En quoi consiste-t-elle ? Quels sont ses avantages et ses caractéristiques, notamment en ce qui concerne la sécurité des données ?
Le principe de la signature électronique
Contrairement à ce que l’on pourrait penser, la signature numérique ne reproduit pas son équivalent manuscrit. Néanmoins, elle constitue un engagement similaire qui implique la responsabilité du signataire ou de la structure qu’il représente. Il s’agit d’un processus d’authentification qui assure la confidentialité d’un échange d’informations, d’un accord ou d’une communication. Dans ces conditions, il est indispensable de garantir la sécurité des données et de la démarche. Des sociétés expertes proposent des plateformes et des outils spécialisés. Ces derniers veillent ainsi à l’intégrité des documents, à leur confidentialité, et à l’identification des personnes autorisées à les consulter.
Les principaux usages de la signature numérique
Elle s’intègre dans différents domaines et activités, comme le partage de fichiers en ligne, le mailing ou même la signature de contrat. La signature électronique constitue un atout essentiel dans la transformation numérique d’une entreprise. En effet, elle joue un rôle fondamental dans les secteurs où l’engagement, la protection des données et l’identification des signataires sont indispensables. C’est notamment le cas pour les établissements bancaires, les professions du droit, ainsi que les organismes d’assurance. Selon le Code civil (article 1367), la signature numérique possède une valeur juridique en ce qui concerne le consentement du signataire. Elle ne peut être falsifiée ou altérée. De plus, elle présente un caractère irrévocable.
Comment s’y prendre pour proposer une signature numérique à ses partenaires ?
Mais avant de pouvoir se servir d’une signature électronique, il faut la créer. Grâce à des outils adaptés, il est possible de la paramétrer en toute sécurité. Les principales étapes se déroulent comme suit :
- Utilisation d’une plateforme applicative ou d’un outil de gestion à accès restreint ;
- Création d’une collecte de signatures : date, documents concernés, identité de l’entreprise, dénomination de la collecte ;
- Ajout des signataires ;
- Récupération des documents ;
- Suivi des notifications et de l’accomplissement des formalités.
Indissociable du partage de fichiers, cette démarche vaut pour les entreprises qui ont besoin de réaliser des signatures par plusieurs services ou personnes. Cela évite d’organiser des rendez-vous ou des réunions. En complément d’un gain de temps évident, la réduction des coûts de fonctionnement et la simplification des échanges améliorent l’organisation interne de sa société.